Бот-ассистент для контроля бизнес-процессов
//CASE
Чтобы контролировать бизнес-процессы компании, руководители используют различные программные продукты, но все они не идеальны и некоторые из них не выполняют своих функций.
Как работает бот-ассистент
Например вы используете Bitrix24, система оповещает о новых задачах, но о просроченных задачах «наблюдателю» не сообщает.

Или людям неудобно ждать оповещений только в Bitrix24 — они медленные, не всегда срабатывают уведомления и прочее.

Эти ошибки становятся проблемой — человек не успевает следить за задачами и может пропустить важное. Чтобы избежать этого, можно использовать бота-ассистента.

Бот-ассистент будет отправлять различные уведомления напрямую руководителю или сотрудникам. Уведомит обо всех незавершенных задачах, срок которых вышел, и уведомит об этом как исполнителей, так и наблюдателей по задаче. Нет траты времени на каждодневный поиск задач. Бот скинет и предоставит ссылки.
Создание бота-ассистента для IT компании
К нам обратилась небольшая ИТ-компания — у сотрудников были проблемы: они не успевали следить за всеми уведомлениями с площадок. Ежедневно с сайта падали заявки на почту. Каждый день менеджер заходит, проверял эти заявки и вносил как новые задачи. Проставлял ответственных, исполнителей, наблюдателей. На эти рутинные дела тратилось много человекочасов, клиент хотел автоматизировать процесс.

Мы предложили использовать бота, который сам все это делает, причем моментально и уведомляет не в ПО, которое может быть у сотрудника не запущено, а в мессенджере, который есть и на компьютере, и в телефоне может быть. Другими словами нужно настроить все гибко и мобильно.

С чем мы интегрировали бота
Компания сидела на Bitrix24. Корпоративный мессенджер, которым пользовались сотрудники был Rocket.Chat, через него они поддерживали связь друг с другом и использовали на различных устройствах.

Чтобы решить эту задачу, мы:
1
Наладили рассылку уведомлений о различных действиях с задачами (изменение ролей, содержания, сроков и т.д.);
2
Наладили рассылку уведомлений о событиях по уже выстроенным бизнес-процессам;
Бизнес-аналитик составил необходимые шаблоны уведомлений, карту бизнес-процессов, приоритетности ролей по различным направлениям и обозначил правила, в рамках которых мы создавали бота.
Рассылка уведомлений о действиях с задачами
Сотрудник создаёт новую задачу в системе Bitrix24, необходимо, чтобы бот уведомил в мессенджере Rocket.Chat сотрудников, за которыми закреплена задача.

В Rocket.Chat это выглядит так:
Рассылка уведомлений о событиях по уже налаженным бизнес-процессам
Существует уже рабочий бизнес-процесс:

  • Создание задачи с определенным типом.
  • Составление счета
  • Выбор подрядчика по задаче
  • Выставление счета
Составление чек-листа по задаче и так далее.

При этом Битрикс не уведомляет по каждому процессу ответственного или кого-то еще с другой ролью. Но мы сделали так, чтобы ответственный получил, например, уведомление о том, что создана новая задача по проекту и необходимо выбрать подрядчика для задачи.
Результат
Компания значительно сократила ошибки из-за недосмотра по задачам и процессы стали идти более эффективно.

В зависимости от размера задачи бот-ассистент может быть сложнее или проще. Зачем тратить человекочасы в компании на каждодневную проверку системы по тому или иному вопросу и оповещать кого-то, когда бот сам это все сделает без вопросов? Направьте человеческий ресурс на действительно важные цели, где нет ежедневной однотипной работы, остальное за вас сделает автоматизация.
Если материал вам понравился, расскажите о нем друзьям. Спасибо!
Заказать себе бота-ассистента
Внедрение одного бота стоит от 25 000 ₽.

Оставьте свои контактные данные и мы поможем понять какие боты нужны именно вам.
Оставить заявку
Пожалуйста, проверьте корректность введеных данных.